Lidar com uma infinidade de emails pode ser um problema. A especialista em produtividade da Google, Laura Mae Martin, deixa alguns conselhos.
A era digital trouxe novas oportunidades de organização, partilha de informação, mas também novos desafios na hora navegar num sem fim de solicitações. Neste contexto, a Google partilhou sete dicas para que o comum dos mortais (ligados à internet) possam fazer a gestão do seu email no dia a a dia. O objetivo? Ser mais produtivos.
A responsável pela informação que pretende ser útil é Laura Mae Martin, consultora executiva de produtividade da Google, que dá formação a funcionários da Google precisamente sobre como podem ser mais produtivos. Pelo meio surgem também links para suporte da Google para esses temas, relacionados com o Gmail em especifíco. Pode, no entanto, usar algumas das dicas também para outros serviços de e-mail – vários tem o mesmo tipo de opções.
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O que precisa de saber
- Reduza as notificações: Não se incomode com as sucessivas notificações sucessivas sempre que recebe um email – verifique antes proativamente o seu email. No seu smartphone pode definir notificações para determinados e-mails — por exemplo do seu chefe. Este hábito irá ajudá-lo a identificar os e-mails importantes e desligar-se sempre que precisar.
- Desligue-se de alguns emails: Cada email que vê tira-lhe uma parte da sua energia e por isso cada item da sua caixa de entrada deverá ser algo que precisa mesmo de ver. O Gmail permite criar filtros de modo a que certos e-mails não passem pela caixa de entrada e não apareçam como novos e-mails. Por exemplo, caso receba vários e-mails com newsletters crie um filtro com que tenha as palavras: “cancelar subscrição” – a partir desse momento esses e-mails não irão voltar a distrai-lo mas poderá sempre aceder a eles mais tarde.
- Classificar, ler e responder a e-mails devem ser atividades separadas: a maior parte das pessoas salta entre o classificar um e-mail como ver mais tarde, ler um, responder e repetir a ação. Perdemos demasiada energia a saltar de ação para ação. Em vez disso, diga a si próprio: agora vou classificar todos. Depois quando terminar comece a ler tudo o que precisa ler.
- Mantenha emails que exijam ação clara – caso contrário arquive ou apague emails: Quando a sua caixa de entrada tem e-mails que não exigem ações claras isso transmite ao seu cérebro a falsa sensação de ter muita coisa para fazer. Seja disciplinado e apague, arquive ou adie e-mails que não requerem de alguma forma uma ação imediata da sua parte.
- Não misture e-mails lidos com e-mails não lidos: Combinar emails lidos e não lidos na caixa de entrada é meio caminho andado para crescer a ansiedade. Novos e-mails deverão estar numa seção e os e-mails que já leu e requerem uma ação especifica devem estar noutra seção. Pode mesmo criar várias caixas de entrada ou “mover” e-mails para um marcador diferente que reflita a necessidade de uma ação específica (como por exemplo, “a fazer” ou “a seguir”.
- Para se manter focado mantenha novos e-mails fora do olhar – Pode ser difícil responder a e-mails urgentes quando está sucessivamente tentado a abrir novos e-mails que acabam de chegar. Abra uma nova seção por exemplo com o nome “emails suspensos” (e-mails que guardou para ver mais tarde) ou e-mails marcados com estrela (e-mails prioritários) de modo a que se mantenha focado nestas tarefas em vez de estar a ser distraído pela chegada de novos e-mails.
- Para encontrar o que precisa basta pesquisar: Marcadores de e-mails podem ajudar a mantê-lo organizado mas pense como a Google começou… Pesquisar o seu e-mail – em vez de andar a vasculhar entre os diferentes marcadores – é a forma mais rápida de encontrar o e-mail que procura. Pode pesquisar por data, remetente, assunto e muito mais. E pode mesmo fazer pesquisas específicas como por e-mails com anexos ou com mais de 6 meses, etc.
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